Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

3.4. Задачи участников проекта: спонсоры

Многие проекты представляют собой "организационные аномалии". Они не считаются с границами между подразделениями и корпорациями; они используют специалистов на протяжении сравнительно короткого периода времени, после чего проектная команда расформировывается; они могут охватывать определенную часть бюджетного цикла и в то же время привлекать финансирование от нескольких групп, действующих в рамках одной компании. Временная природа проектов, выполняемых для решения определенной "разовой" задачи, создает серьезные трудности для руководителей проектов, поскольку их формальных полномочий, как правило, не хватает для того, чтобы справиться с этими организационными проблемами. Для решения этих проблем и необходим спонсор проекта. Спонсор - это человек, обладающий формальными властными полномочиями, который, в конечном счете, несет ответственность за проект. Спонсором может быть кто-либо из высших руководителей компании, хотя эту роль можно поручить и руководителю невысокого ранга. Должность, занимаемая спонсором проекта внутри организации, и его формальные полномочия никоим образом не должны быть связанными с каким-либо проектом, чтобы он имел возможность выступать в роли связующего звена между проектом и обычным процессом принятия решений. Спонсор может использовать свои формальные полномочия по просьбе руководителя проекта, давать ему рекомендации или влиять на приоритетность проекта. Таким образом, спонсор является источником формальных полномочий, которыми, как правило, не располагает руководитель проекта.
В вопросе важности спонсоров в деле успеха проекта следует отметить две базовые концепции. Во-первых, именно спонсоры, в конечном счете, несут ответственность за успех проекта. Эту ответственность налагают на них реальные формальные полномочия, источником которых будет звание и должность в организации. Во-вторых, основная задача спонсора заключается в оказании помощи проектной команде. Спонсор должен понимать, что он опекает не проект, а руководителя проекта и проектную команду. Задача спонсора заключается в том, чтобы помочь этим людям добиться успеха в своем деле. Вот почему спонсоров иногда называют защитниками и поборниками. В связи с этим иногда от спонсоров приходится слышать фразы вроде: "Я отстаиваю интересы этой проектной команды и не позволю никому встать на их пути!"
Обязанности спонсора
Основным вкладом спонсора в проект становится его формальные полномочия. Существует много способов, с помощью которых спонсоры могут "вкладывать" свои формальные полномочия в проект. В частности, спонсор может следующее.
• Оказывать явную поддержку руководителю проекта в составлении устава проекта. Этот устав представляет собой своеобразное объявление, в котором указывается название нового проекта, его цель и руководитель. (Подробнее об уставе проекта вы прочтете в главе 4.)
• Оказывать помощь в разработке матрицы ответственности. Матрица ответственности отражает участие разных групп заинтересованных лиц в проекте.
• Рассматривать и утверждать содержание работы - так называемое SOW (от англ. Statement Of Work). В содержании работы описываются цели проекта, его ограничения, а также указания по осуществлению руководства проектом.
• Рассматривать и утверждать план проекта. Спонсор должен утвердить соотношение затраты, графиков и критериев качества работ, представленных в плане проекта.
• Давать рекомендации руководителю проекта и регулярно обсуждать с ним текущее состояние проекта. Спонсор должен подключиться к выполнению проекта еще до того, как возникнут какие-либо проблемы, что даст ему возможность принять активное участие в решении этих проблем. Плохо проинформированные - т.е. формальные - спонсоры не способны оказать руководителю проекта существенную помощь при возникновении каких-либо препятствий. 
• Отслеживать и поддерживать приоритетность проекта относительно других. Поскольку любая организация располагает более или менее ограниченными ресурсами, рано или поздно разные проекты начинают конкурировать между собой за право первоочередного доступа к таким ресурсам, как время, деньги и специалисты. Для эффективного выполнения проектов в организации не должно быть места разным мнениям относительно приоритетности тех или иных проектов, а также объемов финансирования и прочих ресурсов, выделяемых для каждого из них. На практике, однако, при возникновении критических ситуаций исполнители очень часто перебрасываются с одного проекта на другой. Этот "грабеж средь бела дня" может продолжаться до тех пор, пока проект, с которого часть исполнителей сняли для выполнения другого "более срочного" проекта, не начинает разваливаться. Задача спонсора заключается в том, чтобы подобная практика не привела к полной утрате контроля над ситуацией. Иными словами, задача спонсора заключается в том, чтобы численность проектной команды и объем бюджета проекта поддерживались, по возможности, на постоянном уровне.
• Помогать руководителю проекта в преодолении организационных препятствий. Когда руководителю проекта не хватает собственных формальных полномочий для преодоления тех или иных бюрократических препятствий, на защиту проекта должен выступить спонсор. Доказательством обоснованности подобного вмешательства могут служить результаты исследования, проведенного отделом информационных систем одной из фирм, входящих в список Fortune 500. Эти результаты показали, что наличие у проекта авторитетного и активного спонсора служит главным фактором успеха проекта, поскольку любые проблемы, возникающие по ходу его выполнения, могут своевременно решаться именно таким наделенным всеми необходимыми для этого формальными полномочиями человеком.
Наличие в корпоративном окружении заинтересованного спонсора, наделенного необходимыми полномочиями, очень часто оказывается важнейшим фактором успеха проекта. Такой руководитель "продвигает" и отстаивает свой проект, обладая необходимой для этого формальной властью, которой так часто не хватает руководителю проекта. Итак, мы обсудили качества, которыми должен обладать спонсор проекта. Теперь обратимся к последнему пункту нашего перечня из пяти основных участников проекта.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
3.3. Задачи участников проекта: среднее звено руководства фирмы 3.5. Задачи участников проекта: заказчик





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта