Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

4.13. Уточняйте формальные полномочия. Продолжение.

Этот пример служит наглядной иллюстрацией опасностей, которые возникают в случаях, когда столь важную проблему, как проблема коммуникаций, пускают на самотек. Ответы на вопросы "Кому необходима информация?", "Какая именно информация им необходима?", "Когда и каким образом они будут получать эту информацию?" и так далее зависят от того, о каком именно проекте идет речь.
План коммуникаций представляет собой изложенную в письменном виде стратегию получения всеми участниками проекта именно той информации, которая им требуется, и именно тогда, когда она им нужна. Все участники проекта, указанные в содержании предстоящей работы, а также в организационной схеме и матрице ответственности, составляют круг лиц, которые будут активными участниками коммуникаций, касающихся данного проекта. Однако каждая из заинтересованных сторон участвует в проекте по-разному, поэтому их информационные потребности также неодинаковы. Ниже приведены ключевые вопросы, на которые вы, руководитель проекта, должны получить ответы - с рекомендациями, как избежать самых типичных "ловушек".
1. Кому необходима информация?
Спонсор. Предполагается, что спонсор является активным участником проекта. После того как подготовлено содержание работы, двух мнений о том, кто именно будет спонсором проекта, не должно быть и в помине.
Функциональное руководство. Функциональное руководство компании могут представлять разные люди. Две основные обязанности этих людей - предо­ставление необходимых ресурсов и решение вопросов корпоративной политики - определяют их информационные потребности. В плане коммуникаций должна быть указана фамилия и должность каждого функционального руководителя. Функциональных руководителей можно объединить в несколько групп, каждая из которых будет характеризоваться собственными информационными потребностями. Клиенты. Клиенты принимают "глобальные" решения: что должен представлять собой продукт данного проекта, к какому сроку этот продукт должен быть получен и какой должна быть его себестоимость. Может быть предусмотрено несколько уровней участия клиентов в проекте, в связи с чем необходимо указывать фамилию и должность каждого из них.
Проектная команда. Проектная команда может оказаться особенно сложной частью плана коммуникаций. Коммуникации с ядром команды не должны представлять особой проблемы, поскольку их участие в проекте самое активное и непосредственное. Другим членам проектной команды, например поставщикам, субподрядчикам и персоналу других подразделений, возможно, придется преодолевать множество коммуникативных барьеров, поэтому каждый из этих случаев требует индивидуального подхода.
Руководитель проекта. С одной стороны, руководитель проекта является источником значительной части информации, а с другой - он нередко бывает получателем информации.
2. Какая информация необходима участникам проекта? Помимо оформления необходимых отчетов о текущих затратах и соблюдении расписания, во время выполнения проекта необходим обмен и другой информацией. Существует три категории информации (в зависимости от того, для какой цели используется та или иная информация).
Утверждения. Обязательному утверждению подлежат планы проекта, содержание работы, бюджеты и спецификации продукта. Для любого документа, который представляет собой то или иное соглашение, должна быть предусмотрена определенная процедура утверждения, в том числе этапы, которые используются при пересмотре предложения и внесении в него изменений. Указывая, кто именно будет принимать соответствующее решение, необходимо быть максимально точным и конкретным.
Информация о текущем состоянии проекта. К этой категории относятся отчеты о средствах, затраченных на данный момент, и соблюдении расписания исполнения проекта. К этой же категории относятся журналы возникающих проблем. Принято составлять отчеты о текущем состоянии проекта, однако содержание каждого такого отчета должно отвечать потребностям тех, для кого этот отчет предназначен.
Координация. План проекта помогает координировать действия всех участников данного проекта. План проекта включает в себя задачи и обязанности каждого из участников, определяет отношения между разными группами участников, а также содержит другие подробности, необходимые для эффективного выполнения работ. Если по ходу проекта возникает необходимость внесения тех или иных изменений, координация деятельности разных групп или географически отдаленных подразделений должна осуществляться практически ежедневно. В плане коммуникаций должен получить свое отражение процесс своевременного информирования всех заинтересованных сторон в случае внесения в проект тех или иных изменений.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
4.12. Уточняйте формальные полномочия 4.14. Отчет о текущем состоянии проекта не должен быть слишком пространным





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта