Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

4.12. Уточняйте формальные полномочия

При построении матрицы ответственности необходимо добиться, чтобы у тех, кто будет впоследствии пользоваться этой матрицей, не оставалось сомнений относительно того, с кем им следует консультироваться и за кем остается право принятия окончательных решений по тем или иным вопросам. Подобный подход позволяет разрешить любые сомнения и противоречия на самых ранних стадиях выполнения проекта. Важно как можно раньше провести размежевание всех формальных полномочий, прав и обязанностей, пока люди еще не втянулись в работу. Гораздо труднее разрабатывать матрицу ответственности, когда выполнение соответствующего проекта уже идет полным ходом, поскольку к этому времени у участников проекта уже складываются собственные представления о своем месте в проекте; переубедить их в чем-либо бывает очень нелегко. Расхождение во мнениях по этим вопросам на более поздних стадиях выполнения проекта может перерасти в затяжные конфликты, способные полностью поломать график выполнения проекта.
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА КОММУНИКАЦИЙ
Проекты выполняются людьми. Эти люди разрешают проблемы, принимают решения, кладут кирпичи, строят модели и т.п. Задача руководителя проекта - обеспечить как можно более высокую эффективность усилий остальных участников проекта. С помощью соглашений, планов, рекомендаций, отчетов о ходе выполнения проекта руководитель проекта координирует деятельность остальных участников проекта и оказывает на них влияние, предоставляя им информацию, необходимую для обеспечения более продуктивной их работы. Кроме того, руководитель проекта управляет ожиданиями клиентов. Какой бы ни была конкретная задача, которую в тот или иной момент приходится решать руководителю проекта, почти вся его деятельность связана с коммуникациями - общением. Тщательное планирование позволяет снизить риск утратить способность эффективно общаться.
Посмотрим, что случится, если способность к эффективному общению все же будет временно утрачена. Дирк, руководитель проекта одной из консалтинговых фирм, рассказывает такую историю.
Мы оказывали помощь одной из крупнейших фармацевтических компаний в Соединенных Штатах, которая стремилась получить от Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) разрешение на строительство нового производственного объекта. Как и в большинстве наших проектов, по ходу выполнения этого проекта фармацевтическая компания требовала внести в него одно изменение за другим. Я придерживался обычной процедуры управления изменениями, предусмотренной в нашем договоре, заставляя руководителя проекта со стороны клиента (фармацевтической компании) подписывать любые изменения, которые не укладывались в рамки утвержденного бюджета или в расписание исполнения проекта. Несмотря на то, что предложенные изменения повлекли за собой 50%-ное увеличение первоначально утвержденного бюджета, клиент утвердил все эти изменения и поэтому я был уверен, что поступаю правильно. Когда проект был завершен и мы предъявили клиенту счет на эти из­менения, президент фармацевтической компании вышел из себя. Он примчался ко мне в офис и начал орать на меня. Оказывается, он ничего не слышал о каких-либо изменениях в проекте и уж никак не ожидал, что первоначальный бюджет будет превышен на 50%. Мне на помощь пришел президент нашей компании. Я потратил две недели на то, чтобы собрать всю документацию, подтверждающую выставленный нами счет, в том числе все требования о внесении изменений в проект, подписанные представителем клиента. Разумеется, в конце концов, клиент оплатил выставленный нами счет, хотя президент этой фармацевтической компании, конечно же, не попросил у меня прощения за проявленную им грубость. К тому же, мы не выставили этой компании счет за те две не­дели, в течение которых я собирал все "оправдательные" документы.
Конечно же, я допустил ошибку, полагая, будто руководитель проекта со стороны клиента передает всю информацию, связанную с превышением бюджета проекта, президенту своей компании. Впоследствии я постарался не допускать подобных ошибок в своей работе.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
4.11. Матрица ответственности 4.13. Уточняйте формальные полномочия. Продолжение.





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта