Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

7.5. Устные отчеты

Для некоторых людей устный отчет превращается в кошмар. У них отмечается сухость во рту, страх перед "враждебно" настроенной аудиторией и боязнь вопросов, на которые невозможно ответить. Ниже вы найдете несколько советов, которые помогали нам готовиться к устным отчетам. Эксперты часто используют эти стратегии, и мы убедились в их целесообразности, наблюдая за людьми, которым устные отчеты удавались особенно хорошо.
Выделите время для вопросов
Перед подготовкой краткого устного отчета или презентации постарайтесь выяснить, сколько времени отводится для него, где будет происходить доклад, и с какой аудиторией вы встретитесь. Люди, для которых предназначен устный отчет, как правило, хотят обсудить полученные сведения, отреагировать на результаты и задать несколько вопросов. Как правило, самые успешные докладчики отводят половину или даже треть времени на саму презентацию, а оставшееся время тратится на последующее обсуждение. То есть, отчет, рассчитанный на пятнадцать минут, должен включать в себя пятиминутную презентацию, а оставшиеся десять минут будут посвящены ответам на вопросы, объяснениям и обсуждению дальнейших действий.
Сначала говорите о самом важном
Первые минуты устного отчета играют решающую роль. Сначала докладчик должен обозначить "фундамент", опираясь на который он будет излагать результаты исследования. Подробно остановитесь на основном содержании, где указано, чем исследования важны для данной аудитории. В устной презентации необходимо сконцентрировать внимание на главных вопросах, подробно изложить основные результаты, а затем перейти к менее важным данным. В первые минуты докладчик должен выделить несколько основных факторов. Например, для чего потребовались исследования. Что мы узнали нового, что было неизвестно раньше? Каким образом можно использовать эти сведения? Очень важно сразу привлечь внимание аудитории, вовлечь слушателей в про­цесс доклада, заинтересовать их данными исследования и четко объяснить, в чем заключается его важность.
Некоторые специалисты в области коммуникации рекомендуют говорить о самых важных вещах в конце устного доклада. Они полагают, что менее существенные данные будут постепенно повышать концентрацию внимания. Однако при оценке и составлении отчета о проведении фокус-групп такая стратегия малоэффективна, так как слушатели ограничены во времени, не обладают большим запасом терпения и часто прерывают док­ладчика. Здесь особенно важна краткость. Необходимо самые важные данные сообщить вначале.
Не столь эффективным в устном докладе оказывается краткое содержание, которое в письменном отчете используется вполне успешно. Часто исследователи уверены, что независимо от обстоятельств отчет остается отчетом, будь он письменный или устный. Поэтому они считают, что в обоих случаях информацию необходимо представлять в одинаковой последовательности. Но устный отчет имеет свою специфику, а значит, его необходимо готовить отдельно.
Опасайтесь синдрома скрытого недовольства
При планировании устного отчета стоит предусмотреть возможность возникновения синдрома скрытого недовольства. Под этим подразумевается множество вопросов, которые возникают у представителей аудитории. Например, "Нам действительно так необходимы эти исследования?", "Разве раньше мы сами этого не знали?", "Мы заплатили кому-то за изуче­ние данного вопроса?" или "Не пора ли этому сотруднику заняться чем-то действительно важным вместо того, чтобы проводить эксперименты?". Для нас результаты исследований могут казаться жизненно важными и иметь далеко идущие последствия, но для занятого руководителя они иногда похожи на переливание из пустого в порожнее или на уклонение от реальной работы. В этом случае лучше всего сразу перейти к сути вопроса, например: "Исследования являются важными, потому что...". Или рассказать аудитории о других возможных гипотезах, существовавших ранее, а затем объяснить, какой порядок действий является единственно правильным, и сколько времени и ресурсов удалось сэкономить, благодаря проведенным фокус-группам.
Сократите количество важных вопросов
В своем отчете постарайтесь ограничить количество важных вопросов до семи. Исследования в области когнитивной психологии показали, что большинство людей могут удерживать в кратковременной памяти от пяти до семи пунктов. Для описания основных мыслей используйте краткие и простые выражения, избегайте длинных пространных рассуждений. Краткие фразы предназначены для передачи важных концепций, к тому же, их легче запомнить.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
7.4. Письмо-отчет для участников 7.6. Используйте цитаты и наглядные материалы





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта