Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

11.7. Совещания, посвященные ходу выполнения проекта

Отслеживание хода выполнения проекта требует регулярного проведения совещаний. Это необходимо как для обмена информацией, так и для принятия соответствующих решений. Правильно организованное совещание, посвященное ходу выполнения проекта, удовлетворяет множество коммуникативных потребностей, возникающих у участников проектной команды. Совещания, посвященные ходу выполнения проекта, предоставляют руководителю проекта следующие возможности.
• Такие совещания способствуют сплоченности проектной команды; зачастую такие совещания предоставляют всем членам проектной команды редкую возможность собраться вместе.
• Информацию о ходе выполнения проекта следует также получать от "сторонних" источников, таких как спонсор проекта, заказчик и руководство фирмы.
• Во время совещаний, посвященных ходу выполнения проекта, необходимо выявлять потенциальные проблемы и предлагать решения проблем, характерных для большинства исполнителей проекта.
• Необходимо добиваться понимания всеми членами проектной команды хода выполнения проекта и результатов, достигнутых к моменту проведения совещания. Члены проектной команды должны совместными усилиями определять необходимость внесения тех или иных изменений в план проекта. 
• Разъясните членам проектной команды их ответственность за достижение всех целей, поставленных перед проектом.
Совещания, посвященные ходу выполнения проекта, базируются на коллективном стиле управления. Они предполагают участие проектной команды в планировании проекта; кроме того, руководитель проекта должен поощрять активное участие членов проектной команды в выполнении проекта согласно совместно разработанному ими плану проекта. Такой подход основан на том, что участие каждого из членов проектной команды в управлении проектом способствует повышению личной заинтересованности и ответственности каждого из исполнителей проекта. Помимо основных правил проведения эффективного совещания, о которых было сказано в главе 10, при проведении совещаний, посвященных ходу выполнения проекта, необходимо следовать перечисленным ниже рекомендациям.
• К каждому очередному совещанию, посвященному ходу выполнения проекта, необходимо тщательно готовиться. Для каждого такого совещания составляется повестка дня. Кроме того, до начала совещания каждый его участник должен составить отчет о незавершенной работе - OTR (от англ. Open Task Report). (Пример такого отчета представлен в табл. 11.1.) OTR представляет собой подмножество плана проекта, в котором перечисляются все задачи, которые необходимо было выполнить, но которые, по тем или иным причинам, не были выполнены, а также задачи, запланированные на следующие два отчетных периода [1]. (Отчетный период определяется как промежуток времени между двумя последующими совещаниями, посвященными ходу выполнения проекта. Если, например, совещания, посвященные ходу выполнения проекта, проводятся еженедельно, тогда отчетный период равняется одной неделе.)
• Помимо постоянных членов проектной команды в совещании должны принимать участие внештатные исполнители, которые уже работали над выполнением каких-либо задач или которым предстоит работать над выполнением тех или иных задач в течение следующих двух отчетных периодов.
• Используйте совещание для ознакомления его участников с решениями, принятыми руководством фирмы или заказчиками. Обязательно доводите до сведения участников совещания любую позитивную информацию, поступившую от этих заинтересованных сторон.
• На основе отчета о незавершенной работе определите текущее состояние каждой задачи, выполнение которой должно быть начато или завершено с момента проведения последнего совещания, посвященного ходу выполнения проекта.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
11.6. Включите встречи с членами проектной команды в свое расписание 11.8. Совещания, посвященные ходу выполнения проекта. Часть Вторая.





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта