Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

10.20. Рекомендации по проведению эффективных совещаний

Совещания проводятся для выполнения определенной работы. Идет ли речь о координации выполнения задач, информировании членов проектной команды, принятии решений или анализе предлагаемых идей, - мы рассчитываем, что участие исполнителей проекта в совещании принесет определенные результаты. Приведенные ниже рекомендации служат структурой, с помощью которой такие совещания можно сделать более продуктивными и эффективными. Эти рекомендации касаются совещаний, в которых участвуют от двух до 20 человек. Когда численность проектной команды становится еще большей, ее динамика существенно изменяется и некоторые из приведенных ниже рекомендаций утрачивают смысл.
До совещания
1. Отправить приглашение для участия в совещании, в котором следует указать цель совещания, запланированное время начала и окончания совещания, место проведения совещания. Каждому из будущих участников совещания должно быть известно заранее, кто еще будет принимать участие в этом совещании.
2. Разослать будущим участникам повестку дня совещания, в которой должна быть указана цель совещания и перечислены темы, которые предполагается обсудить. Для каждой темы необходимо указать примерное время ее обсуждения, а также лидера обсуждения этой темы. Каждую такую тему следует очертить как можно точнее, чтобы людям была заранее известна цель обсуждения этой темы. "Цель: выработать требования к техническим характеристикам персонального компьютера" звучит гораздо определеннее, чем просто "Персональный компьютер". Наличие четкой повестки дня позволяет людям лучше подготовиться к совещанию.
В ходе совещания
1. Совещание следует начинать точно в назначенное время. Пунктуальность следует всемерно поощрять.
2. Кратко изложите процедуру, которой вы намерены придерживаться. Если необходимо, установите правила поведения и определите способ принятия решений (например, консенсусом, голосованием или "волевым решением").
3. Необходимо назначить секретаря, который будет вести протокол совещания. В этом протоколе должны быть отражены принятые решения и ключевые моменты, которые привели к таким решениям. Протокол совещания - это не стенограмма совещания, а краткое резюме принятых решений и обоснование этих решений.
4. Для структурирования совещания используйте повестку дня. Если какая-либо тема оказывается слишком "объемной", чтобы ее можно было рассмотреть в отведенных для нее рамках - особенно если обсуждение этой темы не требует участия всей группы, - предложите особый пункт повестки дня, который будет рассмотрен в специально отведенное для этого время (за рамками данного совещания). 
5. Обсуждение каждой проблемы следует направлять в русло ее конструктивного решения. Резюмируйте мнения людей, высказанные по данной теме, и целенаправленно подводите группу к принятию решения по этой теме.
6. В процессе обсуждения кто-то должен контролировать ход обсуждения и участие в нем всех заинтересованных сторон. Если лицо, проводящее совещание, жалает добиться консенсуса по рассматриваемой проблеме, этот человек должен обеспечить равноправное участие в обсуждении данной проблемы всех заинтересованных сторон.
Завершение совещания
1. Резюмируйте итоги совещания, сделав краткий обзор пунктов повестки дня совещания и принятых решений.
2. Укажите точную дату проведения следующего совещания.
3. Подведите черту под совещанием, оценив в целом его ход и результаты. Для этого можно воспользоваться простым методом, который носит название "дельта-плюс" (Plus-Delta). Предложите каждому из участников совещания составить список того, что им понравилось в ходе данного совещания, указав рядом с каждым из таких пунктов знак "+" (положительно), и список того, что, по их мнению, следовало бы изменить, пометив такие пункты знаком "А" (изменить).
4. Завершите совещание точно в назначенное время или получите согласие группы продлить совещание до полного исчерпания повестки дня.
После совещания
Разошлите всем участникам материалы совещания. Чем быстрее вы сделаете это, тем вероятнее, что они прочитают эти материалы и ответят на них.
Неукоснительное исполнение перечисленных простых рекомендаций обеспечит максимальную продуктивность всех совещаний, продемонстрировав ваше уважение к участникам этих совещаний и стремление как можно рациональнее использовать их рабочее время.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
10.19. Проведение совещаний 10.21. Совместное решение задач





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта