Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

4.5. Письмо как форма общения

Письменное общение - это также важный навык, который обязательно необходимо развивать, так как очень большая доля общения происходит в письменной форме. Достаточно вспомнить служебные записки, электронные сообщения, отчеты и т.п. Всякому служащему, который в свое время ненамеренно оскорбил чувства коллеги своим электронным сообщением, написанным на скорую руку, хорошо известно, что письменное общение - это важное умение.
Как можно усовершенствовать навыки письма? Мы, писатели, взяли на себя смелость предложить следующие рекомендации.
• Собраться. Перед тем как вы начнете что-то писать, следует собраться с мыслями. Это можно сделать с помощью множества различных методов. Некоторые люди считают, что схематичный набросок документа способен улучшить конечный продукт, а другим достаточно отчетливо представить, что окажется у них в руках после всех мук творчества. Каким бы ни был ваш подход, чем более организованным вы садитесь писать будущий документ, тем лучшим он окажется в конечном счете. 

реальный мир
Сегодня мы часто испытываем избыток информации, но недостаток общения. Более того, чем ближе мы становимся друг к другу с помощью электронных средств коммуникации (мобильных телефонов, пейджеров, карманных компьютеров, голосовой и электронной почты), тем меньше связи с другими людьми мы ощущаем. Иногда на фоне широкого информационного потока, который обрушивается на нас, самое лучше общение достигается при 100 %-ном внимании к нужному человеку или вопросу. Как сказал однажды Рой Муди из компании Roy Moody Associates, "Самое сильное мотивационное средство - внимательно слушать другого человека". Внимательное слушание (это значит, что вы слышите все, что говорит собеседник, а не обдумываете свой ответ) - этот тот навык, над развитием которого мы должны работать ежедневно. Если вы испытываете недостаток общения в организации, имеет смысл уделить некоторое время "общению об общении" - т.е. обсудить, как можно повысить эффективность коммуникационных процессов.
• Писать так, как вы говорите. Откажитесь от официального, напыщенного стиля. Пусть ваше письменное общение будет неофициальным и как можно более доступным. Несмотря на то, что прежде в бизнесе соблюдению установленных норм и правил общения придавалась большая важность, это уже не так. Вместо того чтобы тратить долгие часы на составление идеальной с точки зрения грамматики, но старомодной и скучной служебной записки, сегодняшние бизнесмены напишут короткое электронное сообщение и распоряжаются сэкономленным временем со значительно большей пользой.
• Краткость - сестра таланта. Быстро переходите к сути вопроса и четко выражайте свои мысли! Если документ, над которым вы в данный момент работаете, не является техническим отчетом, нет нужды на нескольких страницах излагать свои идеи, если вы вполне можете обойтись двумя-тремя абзацами. Сложные и длинные письменные сообщения люди часто откладывают в сторону, даже не читая. Но простота подразумевает не глупость, а лаконичное и понятное изложение сути вопроса. Помните: в подавляющем большинстве случаев проще - значит, лучше в том случае, когда речь идет о письменном общении. 
• Отточить свое сообщение. Один из секретов мастерства писателя заключается в способности редактировать и оттачивать свое сообщение, доводя его до совершенства. Как гласит правило, не пишите 10 слов там, где достаточно одного. Хорошим писателям известны возможности хорошего редактирования и переписывания. Несмотря на то, что первые наброски могут быть довольно хорошими, если документ хорошо переписать, то он в конечном итоге станет потрясающим произведением. Хотя занятые бизнесмены не станут долго засиживаться над различными бумагами, им все же следует потратить некоторое время на подробный пересмотр, редактирование и переписывание своих черновиков.
• Акцентируйте позитивные моменты. Несмотря на то, что иногда вам приходится сообщать плохие новости сотрудникам вашей организации, не следует забывать, что большинству людей приятнее читать позитивные, а не негативные сообщения. Это означает, что хорошие новости находят отклик в их сердце, а плохие - нет. Мы прекрасно отдаем себе отчет в том, что вы иногда должны сообщать о чем-то плохом, но, делая это, всегда предоставляйте собеседникам возможность исправить ситуацию.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
4.4. Как провести презентацию. Продолжение. 4.6. Технологические достижения





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта