Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

7.2. Письменные отчеты

У всех нас есть какие-то увлечения, занятия которыми мы предпочитаем чтению сухого и непонятного отчета. По крайней мере, так обстоят дела у нас. Поэтому нам следует позаботиться о том, чтобы наиболее эффективно изложить аудитории свои идеи. Этими знаниями мы обязаны нашим коллегам, и многие из ниже перечисленных методов используем сами. Предлагаем и вам испытать их.
Изучайте популярные издания
Внимательно читайте популярные общественно-политические журналы. Обратите внимание на стиль, форму изложения, приемы, которые помогают удержать внимание читателя и заставляют его читать статью дальше. Также посмотрите, каким образом рамки, указатели на полях и т.п. графические приемы помогают передать сообщение. Подумайте, как вы можете использовать их в своем отчете.
Реально оценивайте свои способности
Когда в последний раз вы пользовались услугами профессионалов при составлении отчета? Посетите курсы повышения квалификации. Прочитайте отчет перед группой людей и попросите их высказать свое мнение о нем. А может быть, вам стоит взять несколько индивидуальных уроков? Как минимум, используйте компьютер, чтобы оценить читабельность вашего текста.
Найдите стимулы, которые помогут вам в написании отчета
Людям свойственны самые разные предпочтения и стили работы. Одни начинают интенсивно работать только тогда, когда надвигается окончательный срок. Другие стараются каждый день написать хотя бы несколько абзацев. У одних работа начинается в определенное время дня, а другие могут сочинять только в определенном месте. Одни специалисты пишут, придерживаясь пунктов заранее подготовленного плана, а другие следуют своему вдохновению. Лишь немногие из них способны писать в любое время, в любом месте и при любых обстоятельствах.
Маленькие и легко достижимые цели могут оказаться очень полезными стимулами при написании отчета. С их помощью задача кажется выполнимой. В этом случае мы обещаем сами себе маленькие награды. Например: "Пока отчет не будет готов, я должен каждый день писать три страницы. После этого я могу позволить себе все, что угодно". Или: "После четырех часов работы я смогу покататься на мотоцикле". Часто мы превышаем установленные нормы, ведь стоит только засесть за работу, как она начинает казаться легкой. Маленькие цели и награды помогают нам заставить себя приняться за дело. Думать о том, что каждый день нужно писать по три страницы, намного легче, чем о том, что необходимо подготовить целый отчет, статью, главу или книгу. Создается впечатление, что это выше наших сил: "На это уйдет вся моя жизнь, и я больше никогда не увижу солнечного света". Но если посмотреть на ситуацию по-другому: "Три страницы? Никаких проблем. Я смогу любоваться солнечным светом уже после обеда!" Подумайте, что помогает вам работать. Если выбранный стимул не эффективен, постарайтесь найти другой.
Редактируйте безжалостно и будьте готовы несколько раз переписывать отчет
Никогда не тешьте себя надеждой, что ваши первые наброски станут окончательным вариантом отчета. В действительности они могут быть довольно жалкими. Просто напишите черновик. Затем отредактируйте его. Для написания качественного отчета на разных этапах вам понадобятся отзывы коллег. С самого начала учитывайте мнения других людей, в своем рабочем графике выделите достаточно времени для отзывов и старайтесь получить конструктивные комментарии.
Стремитесь поразить читателей не научными терминами, а своими идеями
Некоторые специалисты вместо простого и понятного языка используют сложные причудливые обороты. Не стоит скрывать ваши идеи, концепции и результаты исследований за эффектными фразами (иногда это случается в устных отчетах, когда какая-либо деталь в поведении докладчика отвлекает внимание аудитории от основного содержания его выступления.) Составляя вопросы для фокус-групп, мы используем тот же лексикон, который характерен для самих участников обсуждения. Постарайтесь применить этот принцип и при составлении отчетов. Если вы стремитесь быть понятым, для представления результатов используйте тот язык, на котором говорят ваши слушатели. Отчет должен быть достаточно доступным для восприятия.
Сделайте внешний вид своего отчета привлекательным
Независимо от того, нравится нам это или нет, о книге иногда судят по ее обложке. Важную роль играет вид письменного отчета и общее впечатление от него. Считаете ли вы, что он выглядит профессионально? Можно ли по виду документа заключить, что его готовили тщательно и с большим старанием? Насколько оформление отчета помогает удержать внимание читателя? Достаточно ли понятна структура документа, и помогает ли она читателю ориентироваться в нем? При оформлении отчета обратитесь за помощью к профессионалам, посетите специальные занятия, чтобы совершенствовать свои навыки. Или, если эти варианты вам не подходят, храните в специальном файле несколько отчетов с хорошим оформлением, которые могут послужить в качестве образцов.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
7.1. Составление отчета 7.3. Типы письменных отчетов





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта