Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

4.11. Матрица ответственности

Содержание работы содержит ответы на многие вопросы, касающиеся проекта, включая его цель, смысл, результаты выполнения и иерархию подчиненности. Однако вам придется составить еще один документ, в котором достаточно подробно будут указаны обязанности каждой из групп, участвующих в проекте. Этот документ называется матрицей ответственности. Важность этого документа особенно возрастает, когда фирмы проводят реорганизацию, создавая партнерские союзы и виртуальные компании. Оказавшись в подобной среде, многие группы, которые в противном случае вряд ли сотрудничали бы, объединяются для совместной работы над проектами.
Матрица ответственности является идеальным инструментом для демонстрации межорганизационного взаимодействия. Например, когда производитель грузовых автомобилей разрабатывает новый дизайн кузова, это требует внесения изменений в работу и поставщика и сотрудников сборочного конвейера самой компании. В этом случае неизбежно возникают следующие вопросы: кто будет принимать решения, связанные с изменением конструкции? Получит ли поставщик право голоса при принятии таких решений? В какие моменты вступает в действие та или иная группа? Кто несет ответственность за каждую часть этого проекта? На эти и подобные им вопросы призвана дать ответы матрица ответственности.
Построение матрицы ответственности
В матрице ответственности указываются важнейшие работы соответствующего проекта и указываются ключевые группы лиц, заинтересованных в выполнении проекта. Использование матрицы ответственности зачастую позволяет избежать недоразумений, которые время от времени возникают между подразделениями и организациями из-за неясности, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам. Рассмотрим этапы, связанные с построением матрицы ответственности.
1. Перечислить основные работы проекта. Как следует из табл. 4.2, по вертикали перечисляются только основные работы проекта; подробное распределение задач будет сделано в плане проекта. (Табл. 4.2 представляет собой пример матрицы ответственности для проекта организации учебного курса "Управление проектами", описанного и в табл. 4.1.) Поскольку матрица ответственности отображает взаимодействие между организациями, она должна подчеркивать разные роли, необходимые для выполнения каждой задачи. Подчеркивая роли тех или иных участников проекта, занятых выполнением основных работ проекта, матрица от­ветственности, представленная в табл. 4.2, использует тот же уровень детализации, что и в составлении констатации содержания, представленной в табл. 4.1.
Когда речь идет об очень крупных проектах, иногда имеет смысл разработать несколько матриц ответственности с разными уровнями детализации. Эти матрицы будут определять подпроекты, выполняемые в рамках более крупного проекта.
Матрица ответственности
2. Перечислить группы участников. Группы участников перечисляются по го­ризонтальным осям матрицы ответственности. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности указываются группы (например, проектная команда и пользователи), а не отдельные члены коллектива; распределение задач между отдельными участниками проекта указывается в плане проекта. Однако указывать отдельные фамилии в матрице ответственности бывает целесообразно в случаях, когда определенное лицо будет самостоятельно принимать решения или нести полную ответственность за существенную часть проекта.
3. Закодировать матрицу ответственности. Эти коды указывают степень участия в проекте, формальные полномочия и ответственность каждого из участников проекта. В то время как на коды, которые могут использоваться в матрице ответственности, каких-либо ограничений нет, ниже перечисляются самые распространенные коды.
• E - Ответственные исполнители. Эта группа занимается непосредственным выполнением работ.
• C - Консультанты. Эта группа должна оказывать консультационные услуги в ходе выполнения соответствующих работ. Мнение этой группы учитывается, но не станет решающим.
• I - Лица, подлежащие ознакомлению с принятыми решениями. Эта группа просто должна знать, какие именно решения принимаются.
• A - Лица, принимающие окончательные решения (в таких случаях речь обычно идет об отдельных участниках проекта). За данным лицом остается последнее слово в принятии (утверждении) тех или иных решений. Кроме того, такие лица принимают работу, выполненную другими участниками проекта.
Обратите внимание на то, как можно контролировать решения при помощи специалистов /, C и A. Четкое указание этих разных уровней формальных полномочий бывает особенно полезно в случаях, когда множество заинтересованных лиц желает предъявить особые требования к проекту. Например, в табл. 4.2 проектный отдел наделен правом выбирать базовые материалы учебного курса и принимать на работу преподавателей, но не имеет права вносить изменения в учебный курс или сертифицировать инструкторов. Используя матрицу ответственности для указания этих прав и обязанностей, руководитель проекта (в отделе подготовки и повышения квалификации работников компании) успешно справился с ролью проектного отдела.
4. Включить матрицу ответственности в правила проекта. Матрица ответственности становится частью правил проекта. Это означает, что, после того как матрица ответственности будет принята к исполнению, все изменения в этой матрице должны утверждаться теми, кто утвердил ее первоначальную версию. Преимущество этого формального процесса управления изменениями заключается в том, что в распоряжении руководителя проекта всегда имеется документ, на который он может ссылаться при возникновении тех или иных спорных ситуаций. В конце этой главы приведена форма, с помощью которой можно построить матрицу ответственности. Эту форму можно также загрузить из Интернета.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
4.10. Участники проекта 4.12. Уточняйте формальные полномочия





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта