Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

4.15. Как осуществляются коммуникации

В настоящее время существует множество способов поддержания коммуникаций на должном уровне. Технологии Интернета и внутрикорпоративных сетей позволяют большому количеству людей одновременно пользоваться огромными массивами информации. Отчеты о ходе выполнения проектов в наши дни публикуются на Web-сайтах этих проектов, а видеоконференции дают возможность формировать проектные команды из специалистов, разбросанных по всему земному шару, и проводить совещания с какой угодно регулярностью. Однако, несмотря на наличие огромного разнообразия способов коммуникаций, по-прежнему остается открытым вопрос о том, какой из способов доставки информации оптимален. Ясно одно: сами по себе технологии не заключают в себе ответы на все вопросы, касающиеся коммуникаций. Например, публикация отчетов о ходе выполнения проекта на соответствующем Web-сайте еще не гарантирует ознакомление с этими отчетами всех тех, для кого они предназначены. В любом случае вы должны выявить соответствующий круг лиц и его конкретные коммуникативные потребности. Например, поскольку руководители высокого ранга, как правило, очень занятые люди, попытка проводить с ними еженедельные встречи или посылать им пространные отчеты для ознакомления наверняка потерпит неудачу.
Рассмотрим еще раз "коммуникативный провал", описанный выше в этой главе. После неприятностей, связанных с тем, что представитель клиента не докладывал руководству своей фирмы о значительном превышении бюджета проекта, Дирк получил наглядный урок того, как следует организовать общение с клиентом. "После этого проекта я начал планировать для президента нашей компании регулярные (не реже одного раза в квартал) встречи с руководством фирмы-клиента. Это - один из пунктов нашего договора с клиентом. Кроме того, клиентам нравится, когда наш президент наведывается в их фирму. Это подчеркивает наше уважительное отношение к ним". В этом случае речь идет не просто о совещании, а о совещании с президентом. 
(К тому же, это пример того, как президент компании выступает в роли спонсора руководителя проекта.)
После этого случая Дирк понял, насколько важно убедить своих клиентов принимать активное участие в регулярных совещаниях, посвященных ходу выполнения проекта. Клиенты берут на себя обязательство участвовать в таких регулярных совещаниях, и это обязательство служит одним из пунктов договора с фирмой-клиентом. Поскольку такое обязательство зафиксировано в договоре, клиент не считает себя вправе игнорировать его.
Однако не все проекты нуждаются в подобном уровне формализации. Когда речь идет об относительно небольших проектах с небольшой численностью участников, руководитель проекта может прийти к выводу, что в его случае было бы достаточно обсудить коммуникативные ожидания на какой-либо из начальных стадий выполнения проекта. Руководитель проекта может составить план коммуникаций исключительно для своих собственных потребностей и использовать его в ходе выполнения проекта как стратегию и как перечень контрольных вопросов к самому себе, даже не публикуя этот план. В любом случае - когда план коммуникаций формально утверждается как составная часть правил проекта или когда он служит лишь ориентиром для руководителя проекта - важно помнить, что коммуникации должны тщательно планироваться, а не пускаться на самотек.
Воспользуйтесь советом с Мэдисон-авеню
» Если вы хотите обеспечить эффективные коммуникации, почему бы вам не воспользоваться советом людей с Мэдисон-авеню? Что бы они ни рекламировали - автомобили, компьютеры, фильмы, молоко или солнцезащитный крем, - они используют разнообразные каналы распространения информации. Вы также можете воспользоваться подобным подходом, представляя на совещания, посвященные текущему состоянию проекта, готовые экземпляры ("жесткие копии") отчетов, а затем действуя согласно протоколам этих совещаний. В случае проведения видео-или телеконференций представление "жестких копий" дополнительных материалов приобретает еще большее значение.
Не пренебрегайте неформальными коммуникациями
Несмотря на огромную важность планирования коммуникаций, верно и то, что наиболее эффективными коммуникациями нередко оказываются неформальные и незапланированные. Необходимо активно изыскивать любую возможность для неформальных коммуникаций. Не упускайте ни одной благоприятной возможности для общения с людьми. Как можно чаще заглядывайте туда, где выполняется реальная работа, и даже туда, где члены проектной команды просто общаются между собой (например, в столовую или в кафе, где люди собираются во время обеденного перерыва). Прислушивайтесь к тому, что они говорят. Наблюдайте за невербальными, неофициальными знаками восхищения, смущения, удовлетворенности или усталости людей.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
4.14. Отчет о текущем состоянии проекта не должен быть слишком пространным 4.16. Предложение проекта знаменует начало выполнения этого проекта





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта