Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

1.3. Использование списков

В списках Excel нет ничего мистического. Список очень похож на таблицу базы данных. Рабочий лист Excel имеет строки и столбцы, и, чтобы создать список, нужно соблюсти три требования.
S Располагайте разные переменные в разных столбцах. К примеру, в одном столбце вы можете разместить даты продаж, в другом - их объемы в количественном выражении, в третьем - имена торговых представителей и в четвертом - категорию товара.
S Размещайте разные записи в разных строках. Если речь идет об объемах продаж, разные значения объемов продаж нужно размещать в разных строках. К примеру, в одной строке можно разместить данные о продажах 15 января, в другой строке - 16 января и т.д. 
S Размещайте имя переменной в верхней строке столбца. К примеру, в первой строке столбца А можно ввести слово "Дата", в первой строке столбца B - "Объем продаж" и т.д.
На рис. 1.1 показан типичный список, введенный в рабочий лист Excel.
Использование списков
Почему нас интересуют именно списки? Да потому что практически все инструменты программы Excel строят свою работу именно на них. Это относится и к диаграммам, обеспечивающим визуализацию числовых значений, и к перекрестным таблицам, лучше всего подходящим для вывода сводных данных, и к инструментам пакета анализа, позво­ляющим строить прогнозы.
В главе 6 мы более подробно остановимся на создании и использовании списков, сейчас же запомните одно: значения разных переменных нужно заносить в разные столбцы рабочего листа, а разные записи нужно вводить в разных строках.
Упорядочение данных
Как вы уже догадались, чтобы программа Excel смогла правильно интерпретировать введенные вами данные, они должны быть упорядочены в некоторую последовательность записей. К примеру, в первой строке рабочего листа можно разместить объемы продаж в 2001 году, во второй - в 2002, в третьей - в 2003 и т.д. Таким образом, данные в списке будут иметь хронологический порядок.
Лучшим (еще раз подчеркиваю - лучшим) способом организации данных в хронологическом порядке является использование сводных таблиц. Сводная таблица берет отдельные записи из списка (или внешней базы данных) и комбинирует их управляемым вами способом. К примеру, в списке могут содержаться записи об объемах продаж в разные годы, произведенных разными торговыми представителями. При этом в ней будут столбцы с именами этих представителей, датами отчетов и полученной выручкой. В этом случае вы одним мановением руки можете создать сводную таблицу, обобщающую данные по каждому торговому представителю и кварталу. С помощью сводных таблиц можно получить итоги по тысячам записей буквально за пару секунд. Если вы раньше не работали со сводными таблицами, эта книга не только введет вас в эту предметную область, но и заставит вспоминать о ней во сне. О сводных таблицах можно сказать много хорошего.
■S В них можно аккумулировать данные о продажах, таким образом быстро получая сводные значения в любом разрезе. Если данные накапливаются постепенно, день ото дня, а вам хочется в определенный момент знать, сколько было продано конкретным представителем в конкретный день, лучше сводной таблицы вам ничто не поможет.
S Сводную таблицу можно использовать как базис для составления прогноза; такая организация поможет сэкономить время.
S Сводные таблицы имеют уникальный механизм группирования исторических данных: по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам и т.д. В главе 8 мы более подробно поговорим о сводных таблицах, в том числе о решении проблем, возникающих при работе с ними.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
1.2. Метод скользящих средних 1.4. Составление базовых прогнозов





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта