Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

11.16. Без соблюдения рекомендаций по управлению изменениями невозможно эффективное управление ожиданиями

Выполняя указанные выше рекомендации по управлению изменениями, не забывайте, что конечная цель управления изменениями заключается в поддержании у всех заин­тересованных сторон реалистичных ожиданий. Слишком часто руководитель проекта и заказчик, не задумываясь, утверждают каждое изменение стоимостью в 1000 долл., забывая о том, что все такие изменения в совокупности повышают стоимость проекта на 100 тыс. долл. Управление изменениями - это не просто фиксация влияния каждого потенциального изменения на баланс между затратами, расписанием и качеством конечного продукта выполняемого проекта. Цель управления изменениями заключается в поддержании реалистичного и желательного равновесия между затратами, расписанием и качеством конечного продукта выполняемого проекта.
СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТОВ ПО ЗАВЕРШЕНИИ ПРОЕКТА
Составление отчетов по завершении проекта является, по-видимому, тем аспектом деятельности, связанной с управлением проектами, которому уделяется заведомо недостаточное внимание. Задачи отчетности и учета, связанные с завершением проекта, как правило, кажутся людям не столь увлекательными и интересными, как выполнение проекта (т.е. изготовление его конечного продукта), поэтому во многих случаях эти задачи вообще игнорируются. Между тем, такой подход совершенно недопустим, поскольку эти задачи могут принести фирме руководителя проекта огромную пользу. Образец простой формы завершения проекта, которую можно также загрузить из Интернета, приведен в конце этой главы.
Завершение проекта может совпасть по времени с поставкой заказчику конечного продукта или просто оказаться окончанием фазы разработки соответствующего продукта. В любом случае результаты завершения проекта служат двум важным целям: во-первых, они символизируют окончание проекта в глазах всех заинтересованных сторон и, во-вторых, они предоставляют возможность получить важную информацию и, следовательно, чему-то научиться. Формальная приемка заказчиком конечного продукта, составление счетов выполненного проекта, закрытие журналов внесения изменений и журналов выявленных проблем - все это подтверждает факт завершения проекта. Кроме того, составление отчета об усвоенных уроках и организация проектной документации предоставляют дополнительные возможности для совершенствования процессов или, если говорить о руководителе проекта, - самосовершенствования.
Реальное подтверждение того, что проект завершен, исходит от заказчика (клиента). Формальная приемка заказчиком конечного продукта или подтверждение завершения фазы свидетельствует о завершении работы. Руководитель проекта должен с самого начала планировать приемку заказчиком конечного продукта. Руководитель проекта должен четко указать, в какой форме выполняется такая приемка и какую подготовительную работу необходимо выполнить, чтобы можно было приступить к приемке. Процесс приемки может быть достаточно продолжительным и включать обширное тестирование и оценивание, которые должны начаться задолго до того, как от заказчика будет получена окончательная подпись. Чтобы гарантировать, что процесс приемки заказчиком будет протекать достаточно гладко, этот процесс необходимо включить в структуру работ проекта и в план проекта.
Некоторые действия, связанные с завершением проекта, можно классифицировать как задачи по передаче. К их числу относятся следующие задачи.
• Уведомление всех участников проекта о новом статусе этого проекта и к кому следует обращаться в будущем по всем вопросам, связанным с этим проектом. Эта задача завершается составлением докладной записки о передаче заказчику результатов проекта.
• Сообщение идей по улучшению конечного продукта, которые не были реализованы при выполнении данного проекта, специалистам, которые будут заниматься сопровождением этого продукта. Какие-то хорошие идеи могут оказаться еще более ценными в случае их реализации в последующих версиях конечного продукта.
• Детализация любых незавершенных задач или нерешенных проблем с помощью обновленного плана проекта. Этот план можно передать специалисту, ответственному за выполнение следующей фазы. Тем самым вы облегчите задачи, поставленные перед этим специалистом.
Наконец, воспользуйтесь возможностью для организационного или личного усовершенствования. Выясните у участников проекта - членов проектной команды, заказчиков, поставщиков и руководителей фирмы, - что они думают об эффективности процесса управления проектом. Что было сделано правильно? Что должно быть сделано по-другому в следующий раз? Как можно улучшить коммуникации, оценивание, управление рисками или контроль внесения изменений?
Задокументировав результаты выполнения проекта, передайте эти материалы всем заинтересованным сторонам и сохраните один экземпляр у себя, поместив его туда, где его легко будет найти при выполнении следующих проектов.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
11.15. Как осуществляется управление конфигурацией 11.17. Заключительный момент





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта