Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

9.10. Семь шагов для совершенствования навыков письменного общения

Чем больше вы занимаетесь каким-нибудь делом, тем лучше оно у вас получается. То же самое можно сказать и об общении с клиентом в письменном виде. Что же вам надо сделать для того, чтобы научиться лучше излагать свои мысли на бумаге? Стряхните пыль со своей старой ручки или же запустите свой текстовый редактор - и за дело! Ниже предлагается семь шагов для того, чтобы, воспользовавшись некоторыми из них прямо сейчас, вы научились лучше излагать свои мысли в письменном виде.

Сформулируете главную мысль. Прежде чем написать хоть одно слово, по­думайте, о чем вы хотите написать. Какую цель вы преследуете и какой реакции вы ожидаете от тех, кто прочитает написанное вами? Сосредоточьтесь и соберитесь с мыслями.
Приведите свои мысли в порядок. Когда в ваших мыслях полный разброд и шатание, ясно изложить свои мысли в письменном виде тяжело. Единственный выход из такого положения - прежде чем начать писать, привести свои мысли в порядок. Один из наилучших способов для этого - составить набросок того, о чем вы хотите сказать. Набросок или даже несколько пометок помогут вам собраться с мыслями и написать связанный текст. В качестве дополнительной помощи для организации своих мыслей воспользуйтесь мыслями, исходящими от ваших клиентов и деловых партнеров.
Пишите так же, как и говорите. Лучше всего излагать свои мысли на письме так, чтобы они звучали естественно, как бытовая речь. Пишите так же просто, как и говорите. Нельзя, чтобы ваш стиль был излишне официальным, деловым или лишенным своеобразия. В этом случае написанное вами будет не только менее понятным, но вы тем самым уничтожите свою индивидуальность.
Будьте кратким. Не пишите просто для того, чтобы исписать листок бумаги. Каждое слово должно преследовать свою цель. Любой ценой избегайте чрезмерного словоизлияния и пустых фраз. При письменном изложении сформулируйте один пункт, обоснуйте его и переходите к другому пункту.
Ваше преимущество в простоте изложения. При письменном изложении своих мыслей, как и вообще в жизни, - чем проще, тем лучше. Зачем тратить свое время на написание заметки или письма из 300 слов, когда достаточно составить памятку из 50 слов? Для чего пользоваться жаргонными словами и трудно поддающимися расшифровке аббревиатурами, когда изложение простым языком получается ничуть не хуже, а даже лучше? Поставьте перед собой такую цель в жизни: упрощать, удалять все лишнее, делать более простым и понятным.
Пишите, а потом переписывайте заново. Не существует на Земле человека, занимающегося составлением письменных документов, которому не приходилось бы переделывать многое из того, что он уже написал, добиваясь нужного результата. Так приходится поступать как профессионалам, так и любителям. У обоих из нас накопилось много опыта по этим вопросам - это может подтвердить Пэм Морозис, редактор этой книги. Прежде чем начать составлять письменный документ, напишите на черновике то, что вы хотите сказать, а потом отредактируйте его на предмет содержания, стиля и грамматики, а также посмотрите, легко ли он читается. Возможно, вам придется несколько раз переписать свой черновик, чтобы отшлифовать свою работу. Но затраченные вами усилия не пропадут даром.
■ Создайте положительное впечатление. Естественно, люди предпочитают читать что-нибудь жизнерадостное, а не скучное, что-то, вызывающее положительные, а не отрицательные эмоции. Очень легко попасться в ловушку пессимистических настроений, но не надо им поддаваться. Даже когда вам приходится сообщать плохие новости, подбирайте для этого живые, убедительные слова, производящие положительное впечатление, и проследите, чтобы ваш стиль был таким же живым и оптимистическим. Ваши читатели, несомненно, оценят это.

Если вы хотите узнать, как лучше излагать свои мысли в письменном виде, вы можете найти много книг и курсов, которые помогут вам в этом. Обратитесь в свою местную библиотеку или книжный магазин, там вы найдете множество материала, который поможет вам усовершенствовать ваши навыки деловой переписки. Свяжитесь с местным колледжем, курсами при университете или с частной компанией, занимающейся подготовкой кадров. Люди, которые зарабатывают себе на жизнь составлением документов и которые преуспели в этом занятии, обучают своему мастерству на многих курсах, упомянутых нами.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
9.9. Изложение в письменном виде. Часть Третья. 10.1. Профессиональный разговор: заключения и презентации





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта