Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

8.7. Наведение порядка — методы и приемы

Если вы решили навести порядок в своих делах, то вам нужно иметь план действий. К счастью, мы уже составили для вас такой план. Ниже вашему вниманию предлагаются несколько простых способов, с помощью которых вы можете превратить берлогу, которую вы называете свои офисом, в образец порядка и организованности. Теперь вам не придется заниматься безнадежными поисками потерянных файлов, разбирая груды наваленных в углу бумаг, и вы уже никогда не будете пропускать важные встречи с клиентами. Вскоре вы станете настолько организованными, что не будете знать, что теперь с самим собой делать.
■ Приберите свой офис. Независимо от того, работаете ли вы в своем гараже, в обеденной комнате или в арендованном офисе, первое, что вы должны сделать, - это прибраться в своем офисе. Наш совет: возьмите большой совок и соберите все валяющееся на полу в одну большую кучу. Затем разберите ее, внимательно исследуя каждый предмет. Если попавшая вам в руки вещь заслуживает того, чтобы ее сохранить, - уберите ее в подходящее место. Если она заслуживает того, чтобы оказаться в мусорном ящике, отправьте ее по назначению. Что касается вещей, оставшихся после этой процедуры, задайте себе вопрос: Если я выброшу эту вещь, буду ли я об этом жалеть? Если вы говорите себе "нет", то быстро ее выбрасываете, пока не передумали!
■ Приберите свой рабочий стол. После того как вы навели порядок в своем офисе, пришла очередь вашего рабочего стола. Пожалуйста, не сбрасывайте все, что на нем скопилось на пол, - вы только что прибрались в своем офисе, и он должен оставаться таким как есть! Пройдитесь по грудам бумаг, конвертов, факсов, счетов, книг и т.д., которые загромождают ваш стол. Что вы можете отправить в архив или поставить на место? Что можно отправить клиентам, отразить в своем календаре или отложить до поры до времени? Что можно без лишних церемоний отправить прямо в мусорную корзину? Убедитесь также в том, что все вещи заняли свое место.
Разбирая бардак на своем столе, помните об основном правиле, которого следует придерживаться при наведении порядка: старайтесь брать в руки каждую из вещей на своем рабочем столе только один раз, сразу решая, что с ней следует делать.
■ Заново пересмотрите планировку своего офиса. Вначале вам кажется абсолютно разумным, скажем, поставить компьютер на стол, принтер поближе к окошку, засунуть офисные принадлежности в шкаф, а клетку с птичкой поставить на подоконник. Но вопрос - будет ли такая планировка самой оптимальной? Например, если вы переставите компьютер (но не монитор, конечно) со стола под стол, а клетку перевесите на специально вбитый под потолком крюк, то освободите тем самым нужное место на рабочем столе и на подоконнике. Взгляните на свой офис свежим, оценивающим взглядом. Подумайте, что еще можно сделать, чтобы повысить производительность и работать с наибольшей эффективностью? Поэкспериментируйте с различными вариантами расстановки, пока не наткнетесь на наиболее приемлемый для вас вариант.
■ Приобретите дневник деловых встреч, ежедневный планировщик или элек­тронный секретарь-помощник. Порядок в вашем рабочем графике важен не меньше, чем порядок на вашем рабочем месте. Самый лучший способ для наведения порядка в вашем графике - это приобретение дневника деловых встреч, ежедневного планировщика или электронного секретаря - вы не сможете запомнить все взятые на себя обязательства без такого помощника. Не следует слишком беспокоиться о расходах. Вам подойдет практически любой подобный календарь, конечно, при условии, что вы будете постоянно им пользоваться. Если же вы тверды в своем намерении выбрать для себя самое лучшее, то в ближайшем супермаркете вас ожидает широкий выбор персональных планировщиков и электронных ассистентов.
■ Постоянно поддерживайте порядок. После того как вы навели порядок на своем рабочем месте, отчистили свой рабочий стол, оформили свое расписание в виде графика, ваша задача - сохранять этот порядок в дальнейшем! Вместо того чтобы записывать время своих рабочих встреч на клочках бумаги, а затем распихивать эти листочки по карманам, возьмите свой календарь и четко впишите в него всю необходимую информацию. Это не только облегчит ваш последующий рабочий процесс, но и предупредит полное засорение вашего офиса обрывками разных бумаг. Вы также избавитесь от опасности потерять эти листочки до того, как успее­те перенести информацию о встрече в свой календарь. В конце каждого рабочего дня необходимо рассортировать все рабочие бумаги по соответствующим папкам и расставить все по своим местам. Вам придется затратить массу усилий на то, чтобы упорядочить первозданный хаос, но после того как, в конце концов, вы наведете надлежащий порядок, поддерживать его будет значительно легче.
■ Пользуйтесь сканером. Если ваша корреспонденция представлена в основном факсовыми сообщениями и электронной почтой, то сканер позволит вам сохранить ее в том электронном формате, которому вы отдаете предпочтение. Существует простое правило - если вы намерены делать какие-либо вырезки из этой корреспонденции или вклеить что-то в свои документы, то предварительно эту информацию следует отсканировать (или сохранить в электронном виде).
■S Примите на вооружение философию "Сделай это сейчас" (Do It Now -
DIN). Не откладывайте на завтра то, что вы можете сделать сегодня! Вместо того чтобы брать и перекладывать с место на место одну и ту же бумажку несколько раз, решая, как с ней поступить, уделите вопросу, который она затрагивает, свое полное и нераздельное внимание и определите, как вы с ней поступите сразу же после того, как вы ее получили. Этим вы повысите скорость принятия решений и научитесь принимать решения, не откладывая дело в долгий ящик.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
8.6. Приучайтесь к порядку и организованности! 8.8. Соблюдение рабочего графика





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта