Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

7.5.Нежелание требовать возмещения затрат

Ошибка № 56
Нежелание требовать возмещения затрат
Эта ошибка по своему содержанию очень сходна с ошиб­кой "Экономия денег компании", о которой я написала в книге Хорошие девочки не добиваются успеха в бизнесе. Не желая показаться мелочной, вы можете не указать в отчете о расходах 5 долл. на приобретение канцелярских принад­лежностей, 8 долл. на оплату такси и 12 долл. на рогалики,купленные в честь собрания персонала. Отдельно ни одна из этих трат не обогатит (и не разорит) вас, но, сложив все мелкие покупки за год, вы можете получить внушительную сумму. "Каждый не возмещенный вовремя чек - это вы­брошенные на ветер деньги, - говорит Кристин Ди Туллио Рейтер, президент компании Time Finders. - Я заметила, что служащие, которые отсрочивают составление отчета о расходах на несколько недель или месяцев, теряют деньги. И чем больше промежуток времени между возвращением из командировки и составлением отчета, тем больше потери. Эта черта весьма характерна для тех, кто создает беспоря­док в своих кабинетах и на своих рабочих столах".
Если не брать во внимание неорганизованность, многие женщины не заявляют о расходах на корпоративные нужды потому, что не хотят, чтобы о них подумали как о растрат­чицах денег компании, даже если эти расходы обоснованны. Мужчины, напротив, считают, что такие расходы являются "стоимостью ведения дел", поэтому не стесняются исполь­зовать бюджет своего отдела.
Есть еще одна причина, почему женщины не упоминают о такого рода расходах. Они так заняты свершением чудес, выполнением чужой работы и перевыполнением своей, что у них просто не хватает на это времени! Сказанное отно­сится и к тем женщинам, которые работают не по найму. Добавим к указанным двум причинам тот факт, что женщи­ны редко обращаются к административным работникам с просьбой подготовить для них отчет о расходах, и мы по­лучим еще один способ "избавления" от денег.
Чтобы вам компенсировали затраты, вы должны будете предоставить необходимые записи и выполнить определен­ную бумажную работу, но, если вы согласны сделать для работодателя больше, чем от вас требуется, почему вы не хотите позаботиться о себе? Ниже приведены полезные советы, которые помогут вам облегчить процесс учета и ком­пенсации расходов.
Полезные советы
• Держите все связанные с работой квитанции в одном месте. Возьмите обыкновенную папку и озаглавьте ее "Кви­танции". Раз в неделю (или даже чаще) просматривайте со­держимое кошелька и кладите в папку все чеки и квитанции, которые касаются расходов на нужды компании. Если все они будут храниться в одном месте, это увеличит вероят­ность того, что вы найдете время, чтобы внести их в отчет о затратах.
• Чтобы облегчить подсчет расходов, воспользуйтесь элект­ронными таблицами Excel. Используя принятые в компа­нии категории расходов (например, обеды и приемы, кан­целярские товары, транспортные расходы), создайте элект­ронную таблицу, куда вы могли бы вносить все свои траты. Поскольку сделать это придется всего лишь раз, потрачен­ное время будет стоить того. Затем ежемесячно (или чаще) переносите данные из папки с квитанциями в электронную таблицу.
• Регулярно составляйте отчет о расходах, но не чаще, чем того требуют правила компании. Как только вы начнете ре­гулярно составлять отчеты о расходах, вы узнаете, сколько денег в прошлом вы отдавали компании (или государству, если вы предприниматель)! Но не составляйте отчет чаще, чем требуется. Так вы лишь потратите свое время и разроз­ните сведения о расходах.
Кристин Ди Туллио Рейтер дает советы тем женщинам, которым приходится часто бывать в командировках и нести много побочных расходов.
• Положите в сумочку (а не чемодан) конверт с указанием пункта назначения. Вы сможете класть в него квитанции и чеки в момент совершения покупок.
• Если это необходимо, сделайте на квитанции уточняю­щую запись. К примеру, если вы оставите машину на гости­ничной платной стоянке, вы получите чек (если вам его не дадут, попросите). Но в нем ведь не будет указано, сколько чаевых вы даете пажу, поэтому вы должны сами вписать эту сумму в чек. Освобождая номер в гостинице, запишите на квитанции, сколько чаевых вы дали горничной и носильщи­ку и сколько заплатили за отдельные услуги консьержу.
• Воспользуйтесь достижениями прогресса. Программное обеспечение портативного ПК совместимо с Windows, по­этому вы можете создать в своем карманном компьютере электронную таблицу типа Excel. Вы можете вносить в нее расходы в хронологической последовательности. Сегодня во многих корпорациях отчет о расходах требуют предо­ставлять в виде электронной таблицы, а это значит, что, когда вы вернетесь из командировки, вам всего-то и нужно будет, что синхронизировать свой портативный ПК с элект­ронным бланком отчета о расходах!


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
7.4.Пренебрежение корпоративными привилегиями 7.6.Нецелевое расходование времени





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта