Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

5.21. Систематизация накопленной информации

После того как на сбор необходимой информации было потрачено одна-две (или три) недели, большинство консультантов оказываются в ситуации, когда у них на руках оказывается масса самых разнообразных данных, различающихся как по объему, так и по формату. В вашем распоряжении могут быть данные общих обзоров, интервью с сотрудниками, результаты целевого опроса отдельных групп, архивные материалы, отчеты администрации и т.д., и т.п. Ничего страшного в этом нет. Это даже к лучшему. Чем больше у вас информации, тем больше вероятность того, что вы сможете докопаться до самых корней проблемы вашего клиента. Но, если вы не сумеете ее правильно организовать, приведя в соответствие с определенной системой, то вы рискуете "потонуть" в этом информационном потоке, а ваша работа не будет продвигаться вперед. Из этого информационного потока просто необходимо как-то выбраться. В противном случае темп вашей работы замедлится настолько, что ваш клиент невольно станет задаваться вопросом - правильно ли он сделал, остановив на вас свой выбор. Согласитесь, что в этом мало приятного - как для вас, так и для вашего заказчика.
К счастью, есть способы систематизировать полученную информацию, определяя при этом существующие тенденции и направления, указывающие на то, как можно решить поставленную перед вами проблему.
Сортировка и суммирование информации
По окончании сбора урожая данных вполне может статься, что у вас накопится целая гора информации, собранной из самых разных источников: доклады о ходе выполнения проектов; печатные материалы и материалы в электронном виде; предварительные расчеты; счета к получению; планы продвижения товара на рынке; внутренняя переписка фирмы; пресс-релизы и т.п. Ваша первая задача состоит в том, чтобы обобщить все эти данные, рассортировав их по отдельным группам, каждая из которых объединяет те данные, которые имеют какую-либо схожую черту. Например, вы можете разбить финансовые показатели фирмы за год по месяцам. Месячные показатели вы также можете разбить по отдельным категориям, скажем, по продажам, издержкам и т.п. Вы сами выбираете систему организации информации, исходя из личных предпочтений и особен­ностей вашего проекта.
После того как вы рассортируете собранные сведения по отдельным категориям, имеющим какую-либо общую черту, приступайте к суммированию этой информации, объединяя те или иные группы данных. Если окажется, что в них содержится одна и та же информация или вы будете иметь схожую информацию из различных источников, вам представится прекрасная возможность избавиться от лишней, повторяющейся информации. 
Если для сбора данных вы пользуетесь результатами проведенных опросов, то сначала следует внимательно прочитать те материалы, где респонденты наиболее полно отвечают на заданные им вопросы. Так как опрашиваемые не пожалели своего времени на то, чтобы осветить тот или иной вопрос, предоставив вам тем самым дополнительную информацию к размышлению, вы несомненно найдете в их ответах пищу для размышлений.
Временная последовательность рабочих операций
При выполнении какой-либо рабочей задачи люди, как правило, придерживаются логического порядка последовательного исполнения рабочих операций. Часть работы по организации данных состоит в том, чтобы проследить последовательность рабочих операций в организации вашего клиента. Что, по словам его служащих, они делают в первую очередь, во вторую, в третью и т.д.? Что они делают в первую очередь, во вторую, в третью и так далее на самом деле? Наблюдается ли здесь разница между делом и словами? Если такая разница действительно существует, то следует выяснить причины происходящего.
Например, сотрудник, отвечающий за прием и раздачу почтовой корреспонденции, может утверждать, что в самую первую очередь он разносит сотрудникам почту, поступившую накануне вечером, затем обрабатывает и относит обычную почту, а в третью очередь занимается подготовкой к отсылке исходящей корреспонденции. Однако, проследив за его работой лично, вы обнаруживаете, что вечерняя почта на самом деле обрабатывается во вторую очередь, что приводит к задержке в получении важных писем.
Существуют хорошо зарекомендовавшие себя способы, которые помогут вам проследить пошаговое выполнение рабочих операций в организации клиента. Например, вы можете представить принципиальную схему организации производства, отобразив ее составные компоненты в виде графика. Можно также записать каждый отдельный шаг на самоклеящихся (липких) листочках, а затем наклеить их на стену в определенном порядке. Такая методика получила название process mapping, т.е. составление карты-схемы рабочего процесса. Компьютерная графика или самоклеющиеся памятки позволят вам легко переставлять те или иные компоненты, когда вы приступите к решению проблем и выработке рекомендаций (следующие фазы консалтингового процесса).


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
5.20. Решение проблем и разработка рекомендаций 5.22. Прослеживаем имеющиеся тенденции





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта