Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

39.4. Восемь правил хорошего управления временем. Часть Третья.

4. Установка для себя сроков выполнения работы
Когда у вас остается, казалось бы, совсем мало времени, вы можете выполнить просто невероятный объем работы. Вы никогда этого не замечали? Представьте, что через час вам нужно ехать в аэропорт, и на рабочем месте вы будете отсутствовать около недели. В этом случае вы вполне може­те быстро проработать большую стопку документов, что в других обстоятельствах могло бы занять целый день. Один из законов Паркинсона гласит: "Работа заполняет все отве­денное на нее время". Таким образом, ключ к увеличению продуктивности - это заставить себя работать в условиях ог­раниченного времени. Если у вас скопилось много почты, на которую нужно ответить, выделяйте на это один час, а когда он истечет, откладывайте оставшиеся письма на другой день. Если это возможно, не позволяйте деловым встречам и соб­раниям тянуться бесконечно. Если вы планируете встречу со своим агентом по недвижимости или биржевым маклером, заранее говорите им, сколько времени вы на нее отводите. При этом они должны будут постараться и решить все безот­лагательные вопросы в оговоренные минуты. Лично мы не согласны с Айви Ли в том, что вы должны за­ниматься решением только одной задачи в день. Если вы бу­дете практиковать такой подход, то вскоре обнаружите, что у вас скопилось слишком много других задач. Вы рискуете вы­рыть самому себе яму, выбраться из которой можно будет не раньше, чем через несколько дней. Гораздо эффективнее, на наш взгляд, говорить себе: "После обеда я выделю час на все прочие дела, но потом сразу же вернусь к главному". Работа в подобных условиях ограничения сроков помогает значи­тельно повысить вашу продуктивность.
5. Использование преимуществ голосовой почты
Вместо того чтобы проклинать невозможность связаться с нужным человеком, используйте преимущества системы, позволяющей быстро передавать подробные сообщения. Недавно Роджеру в его отсутствие позвонил старый при­ятель, который оставил сообщение с просьбой перезвонить. Роджер перезвонил, но попал на автоответчик и повесил трубку. Две недели они играли по телефону в кошки-мышки, пока, наконец, не переговорили друг с другом. Оказалось, что приятель всего лишь хотел договориться о партии в гольф. Только подумайте, сколько времени и сил можно было бы сэкономить, если бы он сразу оставил примерно такое со­общение: "Не выбраться ли нам поиграть в гольф? В следую­щие три дня я свободен в любое время..." При этом ответное сообщение Роджера могло быть таким: "Увидимся в клубе в восемь часов утра во вторник".
6. Чтение бумаг только один раз
Откажитесь от привычки читать и перечитывать каждый листок бумаги по несколько раз. Вот обычная картина: с ут­ренней почтой приходит письмо от кого-то, с кем вы ведете дела, в котором вас просят о тех или иных действиях. Вы го­ворите: "Ладно, я разберусь с этим попозже", а затем кладете письмо в ящик стола или папку для документов, ожидающих решения. Позднее в этот же день вы открываете ящик или папку, видите письмо снова и говорите себе: "Интересно, а насколько это дело срочное?" Затем вы читаете письмо снова и, может быть, только после этого планируете те или иные действия. К сожалению, даже по два раза письма обычно про­читываются весьма редко. Многие деловые люди читают их по три, а то и четыре раза, в большинстве случаев зря расхо­дуя свое время.
Предлагаем вам систему, позволяющую избавиться от этой плохой привычки. Каждый раз, читая какую-нибудь бу­магу, загибайте ее уголок. Вы будете поражены тем, как часто начинаете действовать по существу вопроса только после за­гибания всех четырех уголков.
Вместо того, чтобы впустую тратить время на перечиты­вание писем, выработайте у себя привычку быстро находить в них то, что требуется сделать. Найдя же необходимую ин­формацию, сразу решайте, когда и как вы это сделаете. После этого делайте запись в вашей компьютерной системе управ­ления временем, ставя в конце букву "П", и кладите письмо в папку для проектов. Во время работы над реализацией это­го проекта вы будете знать, где искать дополнительную ин­формацию. Наконец, приступайте к работе по намеченному плану, не читая письмо второй раз и освобождая время для решения более важных проблем.
7. Отказ от времени на обдумывание
Каждый раз, когда от вас требуется решение, у вас или есть достаточно информации для его принятия, или нет. Как мы уже говорили в главе о принятии решений, базовым его фундаментом является определение наличия необходимой информации. Если этой информации у вас недостаточно, не просите больше времени - просите больше данных и будьте в этом вопросе максимально конкретны. Если же у вас есть достаточно информации, не тяните кота за хвост и прини­майте решение. Если оно предусматривает то, что вы делать не хотите, отговорки по типу: "Дайте мне все хорошенько обдумать", вам не помогут. Они будут пустой тратой не только вашего времени, но и времени всех остальных людей, кото­рых это дело касается.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
39.3. Восемь правил хорошего управления временем. Часть Вторая. 39.5. Восемь правил хорошего управления временем. Часть Четвёртая.





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта