Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

11.4. Автоответчики и голосовая почта

Что представляли бы из себя телефоны без своих ближайших родственников - автоответчиков и голосовой почты? К сожалению (а может быть к счастью), вы не всегда имеете возможность ответить на входной звонок. Вот тогда к вам на помощь приходят эти хитроумные устройства. И хотя ни один из консультантов не может обойтись без них в своей работе, они все же не в состоянии полностью заменить настоящего живого человека, который отвечает на звонок и готов помочь своему клиенту в реальном режиме времени. Давайте рассмотрим каждый из упомянутых инструментов, остановившись на их плюсах и минусах. 
S Автоответчики. В незапамятные времена ждать ответа абонента приходилось зачастую целыми часами. Отвечала за это специальная телефонная служба, а вам приходилось общаться с телефонисткой на линии, которая принимала ваш заказ и связывалась с вызываемым лицом. К несчастью для этой телефонной службы и к счастью для вас, в наши дни телефонные автоответчики позволяют автоматизировать данный процесс, причем - дешево и эффективно.
S Голосовая почта. Голосовая почта во многом напоминает телефонные автоответчики, только она еще лучше. Вы можете не только устанавливать сложные, многоуровневые почтовые ящики, но также имеете возможность во время прослушивания ускорять или замедлять запись, архивировать входящие сообщения с тем, чтобы в случае необходимости их можно было прослушать еще раз, а также отсылать сообщения на почтовые ящики ваших партнеров.

Интернет-телефония
Известно, что в умельцах недостатка у нас никогда не было. Им не понадобилось много времени, чтобы разработать специальное программное обеспечение, позволяющее использовать компьютер для телефонной связи по Интернету. "Ну и что?" - скажете вы. А то, что вы можете позвонить, если захотите, кому-нибудь в Анкару (Турция) и говорить сколько вам заблагорассудится, при этом стоимость разговора будет входить в сумму, которую вы платите своему Интернет-провайдеру за неограниченный доступ к Интернету, что для большинства из нас не выходит за пределы 20 долл. в месяц. Гм-м... очень интересно.

Аппараты факсимильной связи
Машины факсимильной связи предназначены для рассылки любых документов по всему миру. С их помощью вы можете посылать свои бумаги как в соседний офис, так и за океан - просто, быстро и недорого. По цене телефонного звонка вы имеете возможность безотлагательно отсылать своим клиентам свои отчеты, письма, уведомления. С пришествием факсимильных машин, которые быстро завоевали всеобщее признание и распространились повсеместно во всем мире (вы можете вспомнить бизнес-компанию, где сейчас нет факса?), скорость ведения деловых операций возросла в несколько раз.
Факсимильный аппарат, как и телефон, является неотъемлемой принадлежностью каждого консультанта. Поэтому вопрос не в том, стоит ли вам иметь факс; вопрос в том - какой именно аппарат вам нужен. Давайте рассмотрим несколько вариантов.

 S Автономный факсимильный аппарат. Во многих офисах, как правило, стоят автономные (отдельные) факсимильные аппараты. С течением времени они становятся все быстрее, все совершеннее и дешевле. Если вы планируете отсылать оригиналы документов (например, подписанные контракты), газетные статьи, фотографии и другие графические изображения - вам просто необходим автономный стационарный факс. Однако категорически не советуем вам приобретать старомодные факсимильные аппараты, которые используют для распечатки документов громоздкие рулоны термобумаги. Вместо этого ищите аппарат, который работает с бумагой обычного размера, с применением струйной или лазерной печати, а также имеющий встроенный модем с хорошей пропускной способностью. Многофункциональное устройство (МФУ, включает в себя факс, принтер, копировально-множительное устройство, сканер) вполне способен удовлетворить ваши насущные потребности в сканировании и копировании (конечно, когда речь идет о разумном объеме).
S Компьютерные факсы. Новые компьютеры имеют встроенный факс-модем, позволяющий вам отсылать и принимать факсимильные сообщения в виде файлов. Программное обеспечение для факсимильной связи очень удобно в том случае, когда вы посылаете документы, не требующие подписания, или же когда вы рассылаете документы целому ряду корреспондентов. Вам достаточно пару раз щелкнуть мышкой, а остальное сделает за вас ваш компьютер. Но если вам требуется послать подписанный оригинал документа, фотографии и т.п., то вам сначала придется их отсканировать, чтобы создать соответствующий файл. Придется немало повозиться, поэтому лучше воспользоваться для этих целей стандартным (автономным) факсимильным аппаратом. И еще одна вещь, о которой стоит задуматься: если вы рассчитываете получать факсы исключительно по компьютеру, то вам придется держать его включенным 24 часа в сутки, семь дней в неделю - что может негативно сказаться на сроке его службы. Предпочтительнее пользоваться компьютером только для отсылки своих факсимильных сообщений, принимая входящие сообщения на автономный факсимильный аппарат.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
11.3. Сотовые телефоны 11.5. Электронная почта: бесплатно





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта