Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

10.4. У вас всегда только один шанс, чтобы произвести хорошее первое впечатление

Стоит повторить еще раз, что доклады могут быть единственными реальными свидетельствами вашего труда, которые получит на руки ваш клиент. Из этого следует, что о содержании вашего доклада и о работе вашей фирмы будут судить, исходя из того, как будет выглядеть этот доклад. Возможно, нельзя судить о книге по ее обложке, но, без сомнения, вы можете составить определенное впечатление о том, что находится внутри, исходя из внешнего вида. Хорошо оформленный и привлекательно выглядящий доклад прочитают скорее, чем простенький, ничем не примечательный или плохо оформленный.
Как выглядят ваши доклады? Может быть, они представляют собой плохо организованные, неприглядные пачки мятых листов, отпечатанных на струйном принтере, наспех прихваченные металлической скрепкой, которая держится на честном слове? А, может быть, это настоящее произведение искусства, отпечатанное на лазерном принтере, блистающее великолепием цветной графики, оформленное с большим вкусом и умением? Давайте, признавайтесь, скажите нам правду. Если ваши доклады больше тяготеют к первому описанию, то в ближайшем будущем вам следует заняться тем, чтобы повысить качество своих документальных представлений.
У нас как раз есть под рукой несколько советов, которые помогут вам сделать так, чтобы ваши доклады и отчеты выглядели так, как они должны выглядеть, когда подготовлены рукой профессионала. 
■S Комплектация и распечатка. Самый простой способ подготовить профессионально выглядящий доклад - это воспользоваться компьютером с полноценными текстовыми редакторами, а затем распечатать доклад на хорошем лазерном принтере с таким качеством, которым могут похвастаться принтеры, выпускаемые фирмами Hewlett Packard, Panasonic, Brother и т.п. О пишущих машинках в данном случае не может быть и речи. Что касается струйных принтеров, то они приемлемы только в крайнем случае, так как чернила могут расплываться, а конечное качество значительно уступа­ет качеству, которое обеспечивают лазерные принтеры.
■ Макет. Не следует стремиться втиснуть как можно больше информации в одну страницу. Для того чтобы ваш доклад выглядел привлекательно для читающего, постарайтесь использовать как можно больше пробелов, отступов, полей, заголовков и т.п. Если вы не уверены в том, какой макет вам больше всего подходит в данном случае, попросите вашего клиента показать вам образцы докладов, которые ему нравятся, или же выберите один из тех стандартизированных шаблонов, которые предлагают ваши программные средства обработки текста. Например, в Microsoft Word имеются несколько шаблонов для докладов и отчетов - заданных наборов соответствующих инструкций, где уже установлены характерные шрифты, форматы заголовков, межстрочный интервал, форматы таблиц и другие компоновочные инструменты. Более подробную информацию о макетах вы можете получить, если прочтете книгу Microsoft Word для "чайников" (автор Дэн Гукин, издательство "Диалектика").
■S Графика. Вставляйте в свой доклад как можно больше графики, чтобы надлежащим образом "разбавить" текст. Графика не только более эффективно (по сравнению с печатным текстом) доводит до читателя соответствующую информацию, но также дает ему столь необходимый перерыв в чтении. Графики, таблицы, диаграммы, фотографии, чертежи и другие графические средства делают ваш доклад гораздо привлекательнее внешне и придают тот необходимый штрих, который свидетельствует о вашем профессионализме. Если вы настроены решительно и желаете выложиться полностью, то воспользуйтесь опцией многокрасочной печати всеми основными красками. Однако помните о том, что существует риск перегрузить свой доклад излишней графикой. Следует следить за тем, чтобы соблюдался оптимальный баланс текста и графики. Если вы не совсем уверены в правильном соблюдении этой пропорции, попросите своего компаньона просмотреть ваш доклад и дать вам беспристрастный совет насчет употребления графики.
■S Бумага и обложки. Это явно не тот случай, когда нужно экономить. Для своего доклада используйте высококачественную плотную бумагу. (Вы можете проконсультироваться о том, какая бумага лучше всего вам подходит, в магазине канцелярских принадлежностей). Общепринятая норма - это прозрачная обложка сверху, за которой идет титульный лист, и плотная цветная обложка сзади. В любом магазине канцелярских товаров и конторских принадлежностей вам могут предложить широкий выбор бумаги и обложек. 
■ Переплет. Для небольших и средних (по размеру) отчетов используйте переплет с гребнеобразной скобой, скрепления проволокой или тесьмой, а также специальные переплеты (такие, как Velobind). Если у вас нет подходящих приспособлений для переплета, обратитесь практически в любой копировально-множительный магазин, где вам с удовольствием предоставят такую услугу. Не рекомендуется сшивать документ степплером (проволочными скобами), так как это далеко не лучший способ произвести должное впечатление на своего клиента. Для докладов большого формата вполне подходит хорошо зарекомендовавший себя переплет на основе трехзвенного кольца.
■ Вычитка. Ни в коем случае, повторяем - ни в коем случае, не отправляйте никаких документов клиенту, если вы его предварительно не вычитали. Такая вычитка подразумевает внимательную проверку грамматических, орфографических и типографских ошибок. Ничто не может подорвать доверие к вам так быстро, как небрежный доклад, полный ошибок и неточностей. Получив такой доклад, клиент начнет с подозрением относиться не только к результатам вашей работы, но и к вам, и к вашей фирме. Гарантированно.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
10.3. Итоговые сообщения 10.5. Вы способны проводить впечатляющие презентации





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта