Book.od.ua Книги для вашего бизнеса



Одесская библиотека бизнес литературы
полезные книги для бизнеса

10.2. Промежуточные сообщения о ходе работ

Доклады о ходе реализации или отчеты о ходе работ (progress reports) также называют промежуточными (milestone reports) или докладами о ходе выполнения проекта (project status reports); они полностью отвечают своим названиям, отмечая тот прогресс, которого вы достигли на пути к завершению своей работы. Такой доклад может быть практически любого размера - от краткого, на одной странице, до многостраничного произведения, насыщенного деталями и фактами. Независимо от объема, вам следует позаботиться о том, чтобы ваш доклад был четким и по существу. Никогда не вставляйте в него лишний текст или графику, чтобы произвести впечатление на клиента. Вы преуспеете только в том, что ваш клиент начнет задумываться - а знаете ли вы свое дело или не слишком ли много он вам платит. Ни тот, ни другой результат нельзя назвать оптимальным.

 Окончательный выбор объема и формата зависит только от вас и от вашего клиента, однако вы должны позаботиться о том, чтобы в вашем докладе по крайней мере содержалась следующая информация. 

■S Общая пояснительная записка. Это краткое, но полное изложение хода работ по реализации вашего проекта на отчетный период, в котором вы должны выделить достигнутые вами результаты и сделать особое ударение на рекомендациях, которые вы разработали. Такая пояснительная записка даст занятому клиенту возможность вкратце ознакомиться с достигнутыми результатами, не читая всего доклада.
■S Основные достижения. Вашего клиента особенно интересуют конкретные достижения, которых вам удалось добиться в ходе осуществления проекта. Если за отчетный период у вас были такие достижения (а вам следует позаботиться о том, чтобы они действительно были!), сообщите о них своему клиенту в вашем докладе.
■S Работа, выполненная за отчетный период. Суммируете конкретный объем работы, выполненной вами за отчетный период, и поясните, как она связана с реализацией всего проекта. Доклад о ходе реализации проекта должен отражать вашу работу в течение охватываемого им периода времени.
■/ Процент выполнения работ. Это просто оценка выполненной работы по проекту за данный период времени в процентном отношении к общему объему работ. Если, к примеру, вы продвинулись, приблизительно на треть к поставленным проектом целям, вам следует отметить ваш прогресс как 33% выполнения рабочего задания.
■S Оставшаяся часть работы. Вкратце опишите ту работу, которую необходимо выполнить за время следующего отчетного периода, в соотношении с общим объемом работ по текущему проекту. В том случае, если вы считаете, что в этот период следует ожидать каких-либо особых достижений или же, наоборот, каких-то серьезных проблем, - выдвиньте их на первый план, чтобы клиент обратил на них особое внимание.
■S Вопросы и проблемы. Если вы столкнулись с какими-либо вопросами или проблемами, о которых должен знать ваш клиент, перечислите их в этом разделе вашего доклада. Обязательно обсудите их после этого лично, в персональной беседе с вашим клиентом. Вы ни в коем случае не должны "удивлять" своего клиента неожиданными проблемами и вопросами. Ставьте клиента в известность о тех проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, не откладывая дело в долгий ящик. При этом вы должны позаботиться о том, чтобы они были правильно поняты и разрешены соответствующим образом.
Как часто вам нужно предоставлять промежуточные доклады? Ответ на этот вопрос зависит от характера вашего проекта, от его запланированной продолжительности и от ожиданий ваших клиентов. Если это относительно кроткий проект, скажем, рассчитанный на несколько недель, от вас может и не потребоваться составление доклада о ходе его реализации. С другой стороны, если ваш проект рассчитан на месяц или больше, то представление такого доклада - несомненно насущная необходимость. Хотя для большинства консультантов и их клиентов нормой являются ежемесячные отчеты, никто не говорит, что вы не можете представлять промежуточные доклады каждую неделю, раз в квартал или согласно такому графику, который удовлетворяет вас и вашего клиента.


Понравился материал? Поделитесь с друзьями!

<< Предыдущая статьяСледующая статья >>
10.1. Профессиональный разговор: заключения и презентации 10.3. Итоговые сообщения





Убедительная просьба при использовании любых материалов Одесской электронной бизнес-библиотеки ставить активную ссылку на наш сайт. По всем вопросам касательно сайта пожалуйста пишите на почту
      Карта сайта